Un prestataire qui commence à vendre des formations professionnelles doit accomplir une déclaration administrative auprès de l’autorité régionale compétente. Cette formalité concerne aussi les bilans de compétences, certaines actions de validation des acquis de l’expérience et les formations par apprentissage.
Elle ne constitue ni un agrément ni une reconnaissance de la qualité des cours. Pour préparer le dossier réglementaire sans perdre de temps, il faut d’abord vérifier l’activité concernée, puis réunir les pièces et respecter les délais applicables.
À retenir :
- Déclaration nécessaire pour certaines actions de formation professionnelle
- Immatriculation et premier contrat ou convention signée avant le dépôt
- Délai de trois mois après la signature du premier document
- Bilan pédagogique et financier annuel pour maintenir la déclaration valide
Déclaration d’activité d’un organisme de formation : qui est concerné ?
Activités soumises à la déclaration administrative
Cette obligation vise les prestataires qui réalisent des actions de développement des compétences, à titre principal ou accessoire. Selon Entreprendre Service Public, les activités concernées comprennent notamment les formations professionnelles, les bilans de compétences, certaines démarches de VAE et l’apprentissage.
Un centre de formation d’apprentis doit donc effectuer la démarche. À l’inverse, un professeur qui donne des cours de langue pendant les loisirs de ses élèves n’entre pas dans ce cadre lorsqu’il ne propose pas une formation professionnelle.
La nature de la prestation compte davantage que le nom choisi pour l’activité. Avant de déposer un formulaire de déclaration, l’organisme doit pouvoir rattacher son offre à une action relevant de la formation professionnelle.
Conditions préalables et premier contrat
Avant le dépôt, le prestataire doit être immatriculé au Registre national des entreprises et disposer d’un numéro Siren. Il doit aussi avoir conclu une première convention ou un premier contrat de formation signé par les deux parties.
Le délai de trois mois commence après la signature de ce document, et non au simple lancement d’un projet commercial. Selon Entreprendre Service Public, le dossier peut être transmis en ligne via Mon Activité Formation ou envoyé sous format papier au service régional de contrôle de la DREETS.
Pour éviter une échéance mal calculée, l’organisme peut consigner la date de signature et préparer les pièces dès la contractualisation. Cette organisation facilite ensuite la vérification des documents justificatifs.
Repères avant le dépôt :
- Immatriculation de l’entreprise au Registre national des entreprises
- Numéro Siren attribué à la structure déclarante
- Convention ou contrat de formation signé par les parties
- Dépôt dans les trois mois suivant cette signature
Situation
Déclaration attendue
Repère pratique
Formation professionnelle
Oui, si l’action relève du développement des compétences
Conserver le premier contrat signé
Bilan de compétences
Oui, dans le champ des activités concernées
Vérifier la nature de la prestation
Formation par apprentissage
Oui, notamment pour un CFA
Préparer les pièces propres à l’apprentissage
Cours de loisir pour particuliers
Non, dans l’exemple des cours de loisirs
Distinguer loisir et formation professionnelle
Procédure de déclaration : pièces et délai de traitement
Constituer un dossier réglementaire complet
Une fois l’activité éligible confirmée, le prestataire rassemble les justificatifs correspondant à sa forme juridique. Selon Entreprendre Service Public, le dossier comprend généralement une preuve d’immatriculation ou d’attribution du Siren, un extrait de casier judiciaire du déclarant ou du dirigeant, ainsi qu’une pièce d’identité.
Il faut également joindre la première convention ou le premier contrat signé. Si ce document ne décrit pas suffisamment l’action, le déclarant ajoute les informations sur son contenu, son organisation et ses moyens pédagogiques et techniques.
Pour une société qui réalise de l’apprentissage, des statuts peuvent être demandés, sauf pour les CFA. Une liste des intervenants, avec leurs titres, leurs qualités et leur lien contractuel avec l’organisme, fait aussi partie des éléments prévus pour le dossier général.
Pièces à préparer selon le profil :
- Preuve d’immatriculation et numéro Siren de la structure
- Casier judiciaire du déclarant ou du dirigeant concerné
- Pièce d’identité en cours de validité ou identité numérique certifiée
- Contrat signé et informations pédagogiques si elles manquent
- Présentation d’activité spécifique pour le micro-entrepreneur
Le micro-entrepreneur fournit notamment une courte présentation de son activité selon le modèle prévu. La convention ou le contrat initial reste à tenir à disposition de l’administration lorsqu’il n’est pas exigé parmi les pièces jointes immédiates.
Instruction du dossier et réponse de l’autorité compétente
Le service régional de contrôle dispose de deux mois après réception d’un dossier complet pour répondre. Si l’administration demande des documents supplémentaires, le déclarant dispose de douze jours pour les transmettre.
Le silence gardé à l’issue du délai d’instruction vaut enregistrement de la déclaration, selon les informations de Service Public. Un refus doit être motivé et préciser les voies de recours ; il peut notamment résulter de pièces manquantes ou d’une activité qui ne relève pas de la formation professionnelle.
Le tableau permet de distinguer les délais qui interviennent à des moments différents. Pour l’organisme, la conformité réglementaire dépend autant de la complétude du dossier que du suivi des demandes de l’administration.
Délais de la procédure :
- Dépôt initial après la première convention ou le premier contrat
- Deux mois pour la réponse sur dossier complet
- Douze jours pour fournir les pièces complémentaires demandées
- Trente jours pour signaler une modification ou une cessation d’activité
Étape
Délai indiqué
Action du prestataire
Déclaration initiale
Trois mois après la signature du premier document
Transmettre le dossier à la DREETS
Instruction
Deux mois après réception d’un dossier complet
Suivre la réponse administrative
Pièces complémentaires
Douze jours après la demande
Répondre avec les justificatifs demandés
Modification ou cessation
Trente jours
Déclarer le changement à l’administration
Après l’enregistrement : NDA, modifications et obligations légales
Utiliser le numéro de déclaration d’activité
Après l’enregistrement, l’organisme reçoit un numéro de déclaration d’activité, souvent appelé NDA. Il doit le faire figurer sur ses conventions, contrats, devis et factures, accompagné de la mention réglementaire indiquant son enregistrement auprès du préfet de région.
Ce numéro ne vaut pas agrément des formations ni validation officielle de leur qualité. L’organisme doit donc éviter de le présenter comme une certification et conserver les documents qui justifient son activité.
Les modifications de dénomination, d’adresse, de statut ou de responsable, ainsi que la cessation d’activité, doivent être signalées dans les trente jours. La démarche se fait dans Mon Activité Formation lorsque la déclaration initiale a été déposée en ligne.
Déposer le bilan pédagogique et financier chaque année
La déclaration demeure valide si l’organisme transmet chaque année son bilan pédagogique et financier, qui retrace l’activité de l’exercice précédent. Selon les informations officielles, le dépôt s’effectue sur le portail Mon Activité Formation, généralement autour d’avril ou mai, à la date fixée annuellement par le ministère.
Le dépôt dématérialisé fait foi : l’envoi d’une copie papier signée n’est plus nécessaire dans la procédure en ligne. En cas d’oubli, d’absence de bilan ou d’absence d’activité de formation justifiée, le prestataire peut devoir déposer une nouvelle déclaration.
Le NDA et le bilan annuel répondent ainsi à deux fonctions distinctes : identifier le prestataire et permettre le suivi de son activité. Les intégrer au calendrier administratif réduit le risque de perdre le bénéfice de l’enregistrement.
Suivi annuel de l’organisme :
- Numéro NDA reporté sur les documents commerciaux concernés
- Modifications administratives signalées dans les trente jours
- Bilan pédagogique et financier transmis chaque année en ligne
- Justificatifs conservés pour répondre à un contrôle éventuel
Source : Direction de l’information légale et administrative, « Déclaration d’activité des formateurs et organismes de formation », Entreprendre Service Public, vérifié le 27 novembre 2025.
